Liste de contrôle étape par étape pour augmenter votre score POMS et gagner plus de postes TPA
Restauration
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Sam Miller
Responsable RevOps
Un bon score POMS est l'un des facteurs les plus importants pour déterminer si un administrateur tiers (TPA) continue de vous confier du travail ou se tourne vers l'un de vos concurrents. En fait, votre score POMS est comme le bulletin de votre entreprise aux yeux des TPA et des assureurs. Un score bas peut entraîner votre suspension ou réduire considérablement vos missions, tandis qu'un score élevé peut ouvrir la porte à un travail régulier et même à des opportunités lucratives de pertes importantes. La liste de contrôle suivante vous guidera étape par étape à travers les actions clés que vous devez entreprendre pour maintenir votre score élevé, prévenir les pénalités inutiles et garantir que votre entreprise est un partenaire de confiance pour les TPA.
Étape 1 : Comprendre ce que signifie vraiment un score POMS
Étape 2 : Prenez rapidement contact initial (et documentez-le)
Étape 3 : Soumettre des estimations précises et sans révision
Étape 4 : Suivre chaque tâche de communication TPA
Au-delà du contact initial et des estimations, les TPA exigent souvent que vous cochiez plusieurs tâches dans leurs systèmes en ligne : par exemple, télécharger des journaux de sécheresse pour l'atténuation de l'eau, signaler l'état des demandes ou mettre à jour les délais. Même si vous réalisez une tâche, le fait de ne pas l'enregistrer peut pénaliser le score de votre entreprise. Chaque tâche « clic-box » sert de preuve dans le système de notation automatisé que l'action a été réalisée à temps.
Les habitudes pratiques incluent :
Créer une liste de contrôle quotidienne pour chaque demande TPA ouverte.
Déléguer les tâches de communication au personnel, mais intégrer la responsabilité afin que rien ne soit supposé.
Surveiller chaque portail TPA pertinent plusieurs fois par jour pour éviter les lacunes (par exemple, vous devrez peut-être surveiller XactAnalysis et/ou Crawford Contractor Connection, et éventuellement le portail de demandes Alacrity ou le portail de demandes Sedgwick).
La leçon clé ici : dans le monde des TPA, le clic est tout aussi important que la tâche.
Étape 5 : Surveillez de près les scores de satisfaction client
De nombreux TPA interrogent vos clients après l'achèvement, leur demandant d'évaluer leur expérience sur une échelle de un à dix. Bien que cela puisse sembler subjectif, les résultats influencent directement la performance POMS de votre entreprise. Tout ce qui est en dessous de neuf peut être considéré comme un échec, donc quelques mauvaises enquêtes peuvent faire chuter votre score.
Pour rester en avance :
Améliorez la communication avec les clients à chaque étape du travail. Des mises à jour proactives peuvent réduire la frustration.
Éduquez vos équipes sur les principes de base du service client, car les interactions sur le terrain influencent fortement les opinions des clients.
Faites un suivi avec les propriétaires vous-même avant de clore les dossiers pour vous assurer qu'ils se sentent soutenus et qu'ils comprennent ce qui a été fait.
Puisque vous ne pouvez pas contrôler chaque score, le meilleur moyen de protéger vos résultats est un engagement constant et positif depuis le premier contact jusqu'à l'achèvement.
Étape 6 : Suivez vos rapports de score hebdomadaires
La plupart des TPA envoient des mises à jour de score hebdomadaires ou mensuelles, y compris les comparaisons de votre entreprise avec les normes et les concurrents locaux. Ignorer ces rapports est une erreur. Si le score de votre entreprise diminue, une suspension peut survenir, et vous devrez soumettre un plan d'action correctif avant la réintégration. Si personne dans votre entreprise ne suit les résultats hebdomadaires, vous pourriez ne pas détecter les problèmes à temps.
Assignez la responsabilité de l'examen des mises à jour POMS chaque semaine et gardez les tendances des scores affichées en interne. Cela montre à votre équipe où des améliorations sont nécessaires et encourage la responsabilité entre les départements.
Étape 7 : Utiliser la technologie pour soutenir l'exactitude et la conformité
Une grande partie de ce qui vous aide à maintenir un score POMS élevé repose sur une documentation précise, des soumissions à temps et des flux de travail rationalisés. Il est donc logique d'utiliser une application numérique conçue pour répondre à ces exigences sans ajouter de fardeau administratif supplémentaire.
Par exemple, voici quelques façons spécifiques dont l'application magicplan peut protéger le score POMS de votre entreprise :
Des mesures précises et des croquis de plan vous permettent de garder les estimations alignées sur les attentes des experts en sinistres.
Des photos et vidéos horodatées et géolocalisées servent de preuves indiscutables pour les éléments de portée, réduisant ainsi les révisions et les rejets de QA.
Des listes de contrôle et des formulaires intégrés aident vos équipes à se souvenir des tâches requises, comme documenter le premier contact dans les trois heures.
La cartographie de l'humidité peut être effectuée facilement et précisément lors de toute inspection d'humidité pour démontrer l'efficacité du contrôle de l'humidité des équipements de séchage.
Des intégrations directes dans des plateformes d'estimation (comme Xactimate ou Cotality) éliminent les erreurs de ressaisie de données et accélèrent les soumissions pour se conformer aux délais stricts des TPA.
Bien qu'une application numérique seule ne fasse pas augmenter votre score, son intégration dans vos processus quotidiens aidera à éliminer les types d'erreurs (clics manqués, documentation faible, délais manqués) qui font chuter les scores POM.
Résumé
Le score POMS de votre entreprise est plus qu'une simple métrique. C'est le facteur déterminant pour savoir si les TPA font confiance à votre entreprise pour plus de missions, des missions récurrentes et des projets de plus grande valeur. En suivant systématiquement la liste de contrôle étape par étape ci-dessus, vous pouvez positionner votre entreprise pour une croissance stable et rentable dans le réseau des TPA.
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