Xactimate®, Cotality™, QuickBooks, T&M : Quand et comment les utiliser efficacement
Régleur de sinistres
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Sam Miller
Responsable RevOps
Si vous gérez une entreprise de restauration, vous savez déjà qu'il n'y a pas de « bonne » façon d'estimer chaque travail. Ce qui fonctionne pour un assèchement d'urgence de 2 500 $ n'est pas ce que vous utiliseriez pour une reconstruction de 95 000 $. Et ce qu'une compagnie d'assurance attend est très différent de ce qu'un propriétaire payant de sa poche attend. Après des années sur le terrain, la plupart d'entre nous finissent par avoir une boîte à outils de méthodes d'estimation : Xactimate®, Cotality, QuickBooks et le bon vieux temps & matériaux. Et la véritable compétence est de savoir quand utiliser laquelle. L'astuce est qu'elles dépendent toutes de la même chose : un périmètre de travail propre et complet. C'est la partie qui doit rester cohérente, peu importe comment vous évaluez le travail.
Pourquoi l'envergure est plus importante que la méthode d'estimation que vous utilisez
Logiciel d'estimation Xactimate® : La référence pour le travail basé sur l'assurance
Cotality™ : une alternative moderne pour une estimation axée sur la restauration
QuickBooks : rapide, simple et parfait pour les petits travaux
Tous les entrepreneurs en restauration ont ces petits travaux qui ne justifient pas une estimation complète avec Xactimate®. Peut-être s'agit-il d'un retrait de moquette à 1 200 $, d'un assèchement à 3 000 $ ou d'un projet de patch et de peinture à 4 500 $. Pour les travaux inférieurs à environ 5 000 $, QuickBooks est souvent l'option la plus rapide et la plus pratique.
QuickBooks fonctionne mieux lorsque :
Le travail est petit et simple
Le client paie de sa poche
Vous n'avez pas besoin de détails ligne par ligne
Vous voulez facturer rapidement et être payé plus vite
La plupart des entrepreneurs utilisent QuickBooks pour des travaux de mitigation simples, des réparations mineures ou tout ce dont la charge administrative d'un logiciel plus complexe coûterait plus cher que la valeur du travail. C'est également idéal pour les gestionnaires de biens ou les clients réguliers qui souhaitent simplement une facture claire, pas une estimation de 20 pages.
Cependant, même avec QuickBooks, la portée reste importante. Si vous capturez le travail avec précision dans magicplan, vous pouvez tirer les quantités et les notes dont vous avez besoin pour créer une facture QuickBooks sans deviner ou visiter le site deux fois.
Méthode Temps et Matériaux (T&M) : Lorsque la flexibilité est la priorité
T&M est la méthode la plus simple : vous facturez les heures de travail, l'équipement et les matériaux au fur et à mesure de leur utilisation. Ce n'est pas toujours le bon choix, mais c'est parfait pour certaines situations.
T&M est idéal lorsque :
Le périmètre du travail n'est pas clair au départ
Vous traitez des matériaux dangereux ou des travaux spécialisés
Le client souhaite de la transparence
Le travail évolue en temps réel (par exemple, la remédiation des moisissures, le nettoyage après un incendie)
Certains entrepreneurs utilisent la méthode T&M pour des travaux de mitigation où les conditions changent quotidiennement. Elle est également couramment utilisée pour de nombreux clients commerciaux qui préfèrent l'approche T&M.
Mais le défi avec T&M est la documentation des réclamations. Vous devez montrer ce qui a été fait, quand et pourquoi. C'est là qu'un processus de définition cohérent est utile. Si vous capturez des photos, des matériaux et des notes de progrès dans magicplan, vous disposez d'un enregistrement clair qui soutient votre facture T&M et réduit les litiges.
EN SAVOIR PLUS : Naviguer dans les contrats de Temps et Matériaux (T&M) pour les travaux de mitigation
Tout rassembler pour votre prochain emploi
Pensez à la décision d'estimation comme un choix en seconde étape, et non en première. Commencez par documenter le travail numériquement avec un logiciel de restauration comme magicplan : construisez le plan de l'étage, capturez des photos et des détails, et définissez la portée des travaux en termes clairs et spécifiques à chaque pièce. Une fois cette base en place, posez quelques questions simples : S'agit-il d'un petit travail à paiement direct qui peut vivre confortablement dans QuickBooks ? S'agit-il d'un travail plus lourd, impliquant un transporteur, qui nécessite Xactimate® ou Cotality ? Ou la portée est-elle suffisamment ouverte pour que le T&M ait plus de sens ?
En d'autres termes, la façon dont vous définissez la portée ne doit pas changer juste parce que votre résultat d'estimation change.
Lorsque vous choisissez la méthode d'estimation qui correspond au type de projet et au client, et que vous la soutenez avec une portée cohérente et prête pour le terrain, tout le processus semble moins comme réinventer la roue et plus comme appliquer le bon accessoire à un outil que vous faites déjà confiance. C'est ainsi que vous protégez vos marges, réduisez les litiges et gardez votre flux de travail d'estimation flexible — sans sacrifier l'exactitude qui maintient votre entreprise en bonne santé.
VOUS VOULEZ GAGNER DU TEMPS LORS DE LA PLANIFICATION DE NOUVEAUX PROJETS ?
Voir Comment définir la portée d'un site endommagé par l'eau en 30 minutes
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