Le Guide Définitif du Flux de Restauration : Comment Faire en Sorte que Chaque Projet se Déroule Sans Coutures
Restauration
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Sam Miller
Responsable RevOps
Si vous regardez vos projets récents, vous remarquerez probablement que la plus grande friction ne vient que rarement du travail lui-même ; elle vient de la recherche d'informations, de la reconstruction de fichiers, de la mauvaise gestion des passages d'informations, et de l'atténuation des malentendus. Mais lorsque vous concevez votre flux de travail de manière à ce que les données soient capturées une seule fois sur le terrain, restent connectées tout au long du processus de réduction/réconstruction, et soient immédiatement utilisables dans vos systèmes d'estimation et de back-office, chaque emploi commence à sembler plus prédictible et moins chaotique.
La clé pour y parvenir est d'utiliser une application numérique qui vous permet de centraliser et de gérer les informations sans heurts à chaque étape de chaque projet. Voici un guide utile en 12 étapes qui explique exactement comment cela se fait :
1. Complétez l'admission initiale
2. Préparez-vous pour la première visite du chantier
3. Effectuer l'inspection initiale du site et le contrôle de sécurité
4. Documentez la perte avec des croquis, des photos et des notes.
Ensuite, effectuez une inspection de haut niveau pour comprendre la source, la catégorie et l'étendue des dommages sur le site de travail. C'est ici que vous devez créer une documentation visuelle détaillée pour enregistrer vos constatations. Et vous pouvez enregistrer toutes ces informations dans un endroit centralisé avec une application connectée comme le logiciel de restauration magicplan : les esquisses de pièces, les étiquettes de pièces, les photos, les lectures d'instruments et les annotations sont capturées, connectées et stockées ensemble, vous ne documentez donc tout qu'une seule fois et réutilisez ces données plus tard pour la planification, l'estimation et la déclaration.
5. Définir le plan d'atténuation et commencer le travail
Avec la perte documentée, vous décidez de la stratégie d'atténuation : ce qui doit être extrait, quels éléments doivent être enlevés, quels matériaux peuvent être sauvés et quelles mesures de confinement ou de sécurité sont nécessaires. Vous tracez des détails spécifiques, tels que les étapes de démolition, les types et les quantités d'équipement, et les EPI nécessaires, tout en communiquant le plan tant au propriétaire qu'à votre équipe. Lorsque votre plan est construit directement sur la documentation appropriée dans votre application, votre équipe peut voir exactement quoi faire, où le faire et pourquoi, réduisant ainsi la confusion et le travail en cours.
6. Installer l'équipement, surveiller les progrès et mettre à jour la documentation
pendant l'atténuation active, votre équipe se met au travail. Par exemple, lorsqu'il s'agit de dégâts des eaux, il est probable qu'ils devront extraire l'eau, mettre en place du matériel, installer des barrières de confinement. Quelqu'un devra également revenir sur le site pour surveiller et documenter les progrès. Chaque visite doit inclure des relevés d'humidité à jour, des preuves photographiques des progrès et des notes sur tout changement ou surprise sur le site. En enregistrant ces relevés, photos et notes dans la même documentation de projet que vous avez créée le premier jour, vous gardez votre journal de séchage organisé, et cela facilite également la génération de rapports qui justifient vos décisions et la durée de l'atténuation.
👉 Voici comment vous prendrez des relevés d'humidité comme un PRO
7. Construire et affiner des portées pour l'atténuation et la reconstruction
Alors que l'atténuation stabilise la propriété, vous devez affiner les périmètres pour le travail que vous avez effectué (ou que vous terminez) et les réparations nécessaires pour ramener la structure à son état d'origine. Cela inclut des éléments de ligne pièce par pièce, des types de matériaux et des quantités qui détermineront votre estimation dans la plateforme d'estimation que vous utilisez. Parce que vos périmètres son construits sur des données de champs structurées — c'est-à-dire des mesures précises, des croquis détaillés, des pièces étiquetées et une documentation photo liée — vos estimations seront plus défendables et nécessiteront moins de révisions.
8. Créez des devis et soumettez-les pour approbation
Une fois que l'ensemble du périmètre est solide, vous le transformez en une estimation formelle. L'objectif est de raconter clairement l'histoire de ce qui a été endommagé, de ce qui a été fait et de ce qui doit être reconstruit, soutenue par une documentation cohérente. Utiliser un outil comme le logiciel de gestion de restauration magicplan comme source de vérité pour la documentation des demandes signifie que vous pouvez tirer des quantités, des détails de pièces et des photos annotées directement dans les logiciels Cotality ou Xactimate sans avoir à retaper ou à mesurer manuellement. Cette capacité accélère les approbations et réduit les erreurs.
EN SAVOIR PLUS : Comment utiliser l'intégration Xactimate® avec magicplan
9. Plan de reconstruction et coordonner les métiers
Après les approbations, vous passez de l'atténuation à la reconstruction, ce qui implique la planification des travaux, la coordination des métiers, la commande de matériaux et la gestion des sélections avec le propriétaire. À ce stade, une documentation précise de ce qui a été enlevé, des murs qui ont été ouverts et des conditions découvertes permet une planification efficace et moins de surprises. Lorsque votre plan de reconstruction fait référence à la même documentation numérique de projet utilisée pour l'atténuation, votre équipe et les sous-traitants peuvent clairement voir la portée prévue pour chaque pièce.
10. Exécutez la reconstruction et gérez les changements
Au fur et à mesure que la reconstruction progresse, vous gérez le travail quotidien, traitez les ordres de changement et communiquez avec le propriétaire et le payeur sur les ajustements de programme et de périmètre. Des problèmes inattendus derrière les murs ou des mises à niveau de code nécessitent souvent des mises à jour de votre plan, de votre documentation et parfois de votre estimation. Garder toutes les modifications documentées dans le même projet connecté au sein de votre application maintient la continuité et facilite la justification de tout supplément ou révision ultérieure.
11. Réaliser l'assurance qualité et capturer la documentation finale
À l'approche de la fin, vous parcourez le chantier avec le propriétaire, identifiez les éléments à rectifier et confirmez que le travail correspond à la fois à l'étendue approuvée et aux attentes du client. Vous prenez également des photos « après », confirmez que l'équipement est retiré et vérifiez que les mises à niveau liées au code ou les demandes spéciales ont été prises en compte. Lorsque vous placez ces dernières photos et notes dans le même dossier numérique que celui contenant votre documentation de perte originale, vous créez une histoire claire avant-après qui est simple à partager et à défendre.
12. Obtenez les approbations, exportez les rapports et finalisez la facturation
La dernière étape est administrative mais critique : recueillir des signatures, exporter des documents et émettre des factures pour tous les travaux réalisés. Vous pourriez avoir besoin de rapports prêts pour les transporteurs, de formats spécifiques aux TPA ou de résumés internes pour votre système comptable, et ils dépendent tous de données précises et structurées provenant de l'ensemble du travail. Une application connectée comme magicplan aide ici en transformant la documentation que vous avez créée depuis le premier jour — croquis, photos, relevés et notes — en rapports organisés prêts pour un export facile. Cela signifie que vous ne reconstruisez pas frénétiquement la paperasse à la fin du projet.
Conclusion
Le flux de travail de restauration est vraiment une histoire de momentum : chaque travail commence dans le chaos, et votre succès dépend de la fluidité avec laquelle vous passez du premier appel téléphonique à votre facture finale. Lorsque vos informations circulent avec vous — au lieu de se retrouver coincées dans des tableaux, des e-mails, des SMS et des outils déconnectés — chaque étape devient plus rapide et plus prévisible.
ASTUCE : Assurez-vous de garder ce guide comme une ressource pratique pour vos projets futurs !
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