6 conseils pour optimiser la confidentialité des données de restauration (et pourquoi cela est important)

Restauration

4 minutes de lecture

Pourquoi la vie privée est importante

1. Développez la confiance avant d'appuyer sur "Enregistrer"

2. Obtenez le consentement sans le rendre gênant

3. Documentez uniquement ce qui concerne le travail

4. Évitez délibérément de documenter des éléments sensibles

5. Contrôlez ce qui est partagé et avec qui

6. Gardez les données du projet sécurisées

Avant tout, souvenez-vous toujours pourquoi la vie privée est importante

Sam Miller

Responsable RevOps

Les clients de restauration se soucient de la vie privée parce qu'ils vous laissent entrer dans l'espace le plus personnel qu'ils possèdent : leur maison. Ils souhaitent que vous documentiez pleinement la perte qui a eu lieu et le travail que vous effectuez, mais ils veulent également se sentir respectés, informés et en contrôle de l'endroit où vont leurs informations.

Pourquoi la vie privée est importante

Deux raisons…

Les propriétaires s'inquiètent compréhensiblement

Lorsque vous entrez pour la première fois dans une maison avec une perte, vous êtes déterminé à inspecter et à Documenter les zones affectées.

Mais dès que vous sortez votre appareil photo, le propriétaire se demandera probablement ce qui est capturé en arrière-plan et qui pourrait le voir plus tard. La simple pensée que vous documentez des objets personnels et des espaces sensibles — tels que des photos de famille, des documents financiers, des bouteilles de médicaments ou la chambre d'un enfant en arrière-plan — peut créer beaucoup d'anxiété. De nombreux propriétaires sont également plus conscients des violations de données et des médias sociaux qu'ils ne l'étaient auparavant, et ils s'inquiètent de ce genre de choses qui pourraient leur arriver.

De bonnes pratiques en matière de confidentialité bénéficient à votre entreprise

Des garanties de confidentialité visibles — telles que l'explication du consentement, le floutage des détails personnels, la limitation de ce que vous partagez à l'extérieur, et le stockage sécurisé des données — signalent que vous prenez la dignité du propriétaire au sérieux. Cette combinaison de transparence et de professionnalisme crée la confiance, ce qui se traduit souvent par des travaux plus fluides, moins de plaintes et plus de recommandations.

Alors, examinons six conseils pour optimiser vos procédures de confidentialité.

Deux raisons…

Les propriétaires s'inquiètent compréhensiblement

Lorsque vous entrez pour la première fois dans une maison avec une perte, vous êtes déterminé à inspecter et à Documenter les zones affectées.

De bonnes pratiques en matière de confidentialité bénéficient à votre entreprise

Alors, examinons six conseils pour optimiser vos procédures de confidentialité.

1. Développez la confiance avant d'appuyer sur "Enregistrer"

Vous pouvez définir le ton de la confidentialité avant de commencer votre première visite. Si un propriétaire est alerté pour la première fois de la nécessité de photos et vidéos lorsque vous soulevez silencieusement votre téléphone, vous avez déjà perdu du terrain. Une explication claire et calme au départ transforme la documentation de quelque chose « fait pour eux » en quelque chose que vous « faites avec eux. » Par conséquent, prenez le temps d'expliquer les raisons pour lesquelles vous avez besoin de documentation visuelle : pour les réclamations d'assurance, le contrôle de la qualité et la protection des deux parties en cas de questions plus tard. Lorsque les propriétaires comprennent le « pourquoi », ils se sentent beaucoup plus à l'aise avec le « comment. »

De plus, avant de commencer à évaluer le travail, parlez en termes simples de ce que vous allez exactement documenter (zones endommagées, configuration de l'équipement, travail en cours, résultats finaux) et de ce que vous allez éviter (chambres non liées ou objets personnels si possible). Une communication claire est la clé pour minimiser l'anxiété des clients.

2. Obtenez le consentement sans le rendre gênant

Le consentement formel peut sembler intimidant, mais vous pouvez l'intégrer naturellement dans votre processus d'admission. Un simple accusé de réception écrit et signé — déclarant que le propriétaire comprend que des photos, des vidéos et des formulaires et rapports numériques seront utilisés à des fins de documentation — peut grandement contribuer à apaiser les préoccupations. Cela vous donne également quelque chose à référencer en cas de confusion ultérieure.

Les outils de consentement numérique rendent cette étape facile à réaliser sur le terrain. Par exemple, le logiciel de restauration magicplan vous permet de recueillir la signature numérique d'un propriétaire directement dans des formulaires personnalisés au sein de l'application, afin que vous puissiez capturer l'accord sur l'utilisation de la documentation visuelle dans leur maison. L'application associe même la signature du propriétaire à ce projet spécifique, de sorte qu'il y a un enregistrement clair que le propriétaire a accepté la documentation photo, la documentation vidéo et les formulaires et rapports numériques dans le cadre du dossier de travail.

3. Documentez uniquement ce qui concerne le travail

Le processus de documentation d'une perte relative à une police d'assurance doit répondre à certaines exigences :

Du point de vue de la restauration et de l'assurance, vous devez avoir suffisamment de photos et de vidéos pour raconter une histoire complète et défendable : les conditions préalables à l'atténuation, les matériaux affectés, le placement de l'équipement, les progrès et les résultats post-atténuation. Du point de vue du propriétaire, filmer indiscriminément chaque coin de la maison peut sembler inutile et intrusif.

L'équilibre vient de l'intention. Lorsque vous collectez des photos et des vidéos, concentrez votre caméra sur les zones endommagées, le travail en cours et toute chose qui pourrait avoir un impact sur l'étendue, les prix ou les questions futures des experts en sinistres.

4. Évitez délibérément de documenter des éléments sensibles

Parce que vous travaillez dans de vraies maisons, votre logiciel doit tenir compte de la sensibilité du monde réel. Par exemple, magicplan dispose d'un pratique « commutateur de capture vidéo ». Cette fonctionnalité vous permet de passer facilement de la prise de photos à l'enregistrement de vidéos lors des visites, afin que vous puissiez choisir exactement quand activer et désactiver la vidéo. Cela facilite l'enregistrement uniquement des segments qui comptent vraiment — comme une visite commentée uniquement des dommages — plutôt que de laisser la caméra tourner pendant que vous traversez des espaces personnels.

Et que se passe-t-il si des détails personnels apparaissent dans vos photos ? Pas de problème. Éditez ces photos sur place en simplement dissimulant ces détails avec les outils photo intégrés du logiciel.

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5. Contrôlez ce qui est partagé et avec qui

Les propriétaires sont souvent moins inquiétés par ce que vous capturez que par ce qui se passe après. Ils veulent savoir : est-ce que cela va directement sur les réseaux sociaux ? Chaque photo sera-t-elle envoyée à l'assureur ? Qui a accès aux vidéos ?

C'est pourquoi il est utile d'utiliser un logiciel qui vous permet de choisir quelles vidéos ou photos sont partagées avec les experts en sinistres ou les clients. Par exemple, magicplan vous permet de configurer les paramètres d'exportation, afin que vous puissiez inclure la documentation nécessaire pour la réclamation tout en gardant des médias plus sensibles ou réservés en interne dans le fichier du projet. Ce partage sélectif est en étroite adéquation avec ce que les propriétaires disent vouloir : documentation nécessaire pour les réclamations sans circulation inutile de leur espace personnel.

6. Gardez les données du projet sécurisées

Une grande inquiétude tacite des clients de restauration est que les images de leur maison se retrouvent éparpillées sur les téléphones des techniciens, dans des fils de courriels ou sur des disques partagés non sécurisés. Centraliser et chiffrer la documentation est l'un des moyens les plus puissants de les rassurer que cela ne se produira pas.

C'est une raison de plus pour laquelle un logiciel numérique est un outil essentiel pour les entrepreneurs. Dans l'application magicplan, par exemple, les données de chaque projet (y compris les plans d'étage, les photos, les vidéos et les signatures) sont directement liées à ce projet, stockées dans l'application et continuellement chiffrées.

Avant tout, souvenez-vous toujours pourquoi la vie privée est importante

Vous opérez dans un domaine où la documentation peut faire ou défaire une réclamation, mais vous travaillez également dans des espaces qui sont profondément personnels. Traiter la confidentialité des données comme faisant partie de l'expérience client, et pas seulement comme une case juridique, vous aide à vous démarquer en tant que fournisseur de restauration digne de confiance et axé sur le client. Lorsque vous associez une communication claire et un consentement avec un logiciel d'entrepreneur de restauration comme magicplan, vous pouvez protéger à la fois vos clients et votre entreprise sans sacrifier la précision.

6 conseils pour optimiser la confidentialité des données de restauration (et pourquoi cela est important)

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Pourquoi la vie privée est importante

Les propriétaires s'inquiètent compréhensiblement

De bonnes pratiques en matière de confidentialité bénéficient à votre entreprise

Les propriétaires s'inquiètent compréhensiblement

De bonnes pratiques en matière de confidentialité bénéficient à votre entreprise

1. Développez la confiance avant d'appuyer sur "Enregistrer"

2. Obtenez le consentement sans le rendre gênant

3. Documentez uniquement ce qui concerne le travail

4. Évitez délibérément de documenter des éléments sensibles

SOLUTION : Comment ajouter des photos et des annotations à vos plans de sol

5. Contrôlez ce qui est partagé et avec qui

6. Gardez les données du projet sécurisées

Avant tout, souvenez-vous toujours pourquoi la vie privée est importante

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