Drei Möglichkeiten zur Erstellung von IAQ-Inspektionsberichten
Restaurierung
4 Minuten Lesezeit
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Sam Miller
RevOps-Manager
Wenn Sie im Geschäft der Durchführung von IAQ-Inspektionen sind, haben Sie bereits Erfahrung in der Erstellung von Berichten. Und Sie wissen, wie sehr Ihre Kunden auf diese Berichte angewiesen sind, um sicherzustellen, dass sie gesunde Häuser haben. Aber fragen Sie sich jemals, ob Sie die beste Methode zur Berichterstellung verwenden? Dieser Artikel befasst sich mit dem Zweck eines Berichts und was er enthalten sollte. Dann wird auf drei Optionen zur Berichtserstellung eingegangen, um Ihnen zu helfen, den vorteilhaftesten Ansatz auszuwählen.
Der Zweck eines IAQ-Berichts
Was ein IAQ-Inspektionsbericht enthalten sollte
Verschiedene Methoden zur Erstellung von Berichten
1. Die grundlegende, einfache Methode
Was Sie benötigen:
Ein Laptop oder Desktop-Computer
Textverarbeitungssoftware (z.B. Microsoft Word)
Softwarekosten:
Diese Methode zur Erstellung von Berichten für die Überprüfung der Innenraumluftqualität kostet null Dollar, wenn Sie bereits Textverarbeitungssoftware auf Ihrem Geschäftcomputer installiert haben. Andernfalls haben Sie Optionen: Kaufen Sie die Software direkt und zahlen Sie eine relativ geringe Einmalgebühr oder entscheiden Sie sich für ein Abonnement und zahlen Sie fortlaufende monatliche Gebühren.
Vorteile:
Sie sind wahrscheinlich bereits damit vertraut, schriftliche Dokumente zu erstellen
Sie können grundlegende Extras einfügen, die Sie für hilfreich halten (wie Fotos, die Sie während der Inspektionen machen, oder DIY-Tabellen, die Sie mit Ihrer Textverarbeitungssoftware erstellen)
Nachteile:Keine einfach zu verwendende Baseline-Berichtsvorlage (Sie müssen Ihre eigene von Grund auf neu erstellen)
Keine Möglichkeit, einen Bericht sofort am Ende jeder Inspektion zu erstellen und zu präsentieren (da ein computergenerierter Bericht Zeit benötigt, um fertiggestellt zu werden… und dieser Schritt besser für Ihr Zuhause oder Ihr Geschäftsbüro geeignet ist)
Wichtige Erkenntnisse:
Die grundlegende, unkomplizierte Methode ist ideal, wenn:
Sie tatsächlich gerne viel Zeit mit der Erstellung von Berichten verbringen
Sie dies schon eine Weile auf diese Weise tun und sich nicht wohl dabei fühlen, etwas Neues auszuprobieren
2. Die fortgeschrittene, Alleskönner-Methode
Was Sie benötigen:
Ein Laptop oder Desktop-Computer
Vollwertige, IAQ-spezifische Reporting-Software
Software-Kosten:
Dies kann ein einmaliger Kaufpreis von mehreren hundert Dollar sein oder vielleicht eine monatliche Abonnementgebühr.
Vorteile:
Alle Arten von Software-„Glocken und Pfeifen“, die es Ihnen ermöglichen, Dinge zu tun wie:
Wählen Sie aus einer Liste vordefinierter, plug-and-play Berichtselemente
Umfassende technische Informationen (wie Regierungs- und Branchenrichtlinien) für jeden Inspektionsparameter einbeziehen
Auswählen und Bearbeiten von festgelegten Textblöcken
Erstellen und Einfügen von Grafiken aus einem Menü mit vorgegebenem Stil
Nachteile:
Erfordert Stunden der Selbstschulung, um sich mit allen verschiedenen Funktionen vertraut zu machen
Erfordert Übung, um im Umgang mit allen verschiedenen Funktionen geübt zu werden
Kann viel komplizierter sein, als Sie benötigen – und das kann ein Nachteil sein, wenn das Erstellen von Berichten zu komplex ist und zu viel Ihrer Zeit in Anspruch nimmt
Gibt Ihnen nicht die Möglichkeit, sofort am Ende jeder Inspektion einen Feldbericht zu erstellen und zu präsentieren (weil ein computererstellter Bericht Zeit benötigt, um abgeschlossen zu werden... und dieser Schritt besser für Ihr Zuhause oder Ihr Büro geeignet ist)
Wichtige Erkenntnisse:
Die fortgeschrittene, Alleskönner-Methode ist ideal, wenn:
Sie normalerweise Inspektionen für große gewerbliche, industrielle oder kommunale Gebäude durchführen
Sie beabsichtigen, mehrere Arten von Tests zur Innenraumluftqualität vor Ort durchzuführen
Sie oft auf umfassende Laborergebnisse warten müssen und dann Zeit mit der Analyse und Interpretation dieser Ergebnisse verbringen, bevor Sie Ihre Inspektionsberichte abschließen und einreichen
Sie umfangreiche und lange Berichte erstellen möchten (und Ihre Kunden erwarten)
3. Die Glückliche-Mittel, mobile Grundrissmethode
Was Sie brauchen:
Ein Mobiltelefon oder Tablet
Ein Mobilfunktarif (wenn Sie Berichte aus dem Feld per E-Mail senden und Berichte in der Cloud speichern möchten)
Eine Softwareanwendung zum Skizzieren von Grundrissen und Berichten, die den Skizzenerstellungsprozess automatisiert und über integrierte Berichtsfunktionen verfügt
Softwarekosten:
Wahrscheinlich handelt es sich um eine monatliche oder jährliche Abonnementgebühr, mit verschiedenen Preiskategorien (d.h. je mehr Funktionen/Fähigkeiten Sie nutzen möchten, desto höher die Gebühr).
Vorteile:
Eine hochwertige App für Grundrisse ermöglicht es Ihnen, Ihren Bericht für IAQ-Bewertungen schnell und in Echtzeit zu erstellen, während Sie eine Inspektion durchführen. So machen Sie es:
Verbinden Sie ein Bluetooth-Digitalmaßband und verwenden Sie die App, um Raummaße zu erfassen und schnell einen maßstabgetreuen Grundriss zu erstellen
Den Grundriss ganz einfach in ein Baseline-Berichtsdocument umwandeln
Den Grundriss verbessern, indem Sie Raummerkmale und Objekte hinzufügen
Ihre Funde schnell bestätigen, indem Sie Fotos zur Hervorhebung und Klarheit hinzufügen
Notizen und Markierungen hinzufügen, um Details unterwegs festzuhalten
Teilen Sie Ihren Bericht und besprechen Sie ihn mit Ihrem Kunden, bevor Sie gehen
Nachteile:
Bietet nicht die fortgeschrittenen Funktionen, die für komplexe Berichte über große gewerbliche, industrielle und kommunale Gebäude erforderlich sind
Wenn Sie vollen Internetzugang wünschen, erfordert diese Methode eine monatliche Gebühr für einen Mobilfunktarif (was kein Problem darstellt, wenn Sie bereits einen haben)
Mehr erfahren: 5 Gründe, warum Sie während einer IAQ-Inspektion eine Grundrissskizze erstellen sollten
Wichtige Punkte:
Die Happy-Medium, Mobile Grundriss-Methode ist ideal, wenn:
Sie Software verwenden möchten, die darauf ausgelegt ist, den Berichtserstellungsprozess zu optimieren
Sie normalerweise Inspektionen von kleineren Gebäuden (Wohnhäuser, kleine Unternehmen) durchführen
Sie typischerweise nicht viele IAQ-Tests durchführen, die eine Laboranalyse erfordern
Sie nicht planen, Grafiken und Tabellen in Ihren Berichten einzuschließen
Sie beabsichtigen, prägnante Berichte zu erstellen, die nur wenige Seiten lang sind
Sie die Idee mögen, einen Bericht vor Ort zu erstellen, während Sie jede Inspektion durchführen (anstatt später in Ihrem Büro Zeit zu investieren)
Sie die Idee mögen, einen Bericht am Ende jeder Inspektion zu präsentieren und zu besprechen, um dem Kunden sofort zu helfen, einen Abschluss zu bieten und die Inspektion schneller in Rechnung stellen zu können
Fazit
Die Berichterstattung ist ein wichtiger Teil Ihres IAQ-Inspektionsgeschäfts. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, verschiedene Methoden zur Erstellung von Berichten zu bewerten, werden Sie sicher den einen Ansatz finden, der am besten zu Ihnen passt.
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