Wie man Schätzprobleme aufgrund unvollständiger Leistungsbeschreibungen verhindert

ein Technikprofi, der einen Restaurierungsangebot ablehnt

Die wahren Gründe, warum Techniker unvollständige Scopes erstellen

Leider summieren sich kleine Nachlässigkeiten.

Warum Field Techniker der Schlüssel sind

Wechseln Sie zu einem einfachen, bewährten Prozess für genauere Absteckung

Das Plädoyer für besseres Teamwork

Wie Technologie das Scoping verändern kann

Fazit

Wenn Sie sich jemals gefragt haben, warum Ihre Kostenvoranschläge für Restaurierungen wichtige Posten vermissen – auch wenn Sie denken, dass Ihre Dokumentation vor Ort solide ist – sind Sie nicht allein. In der Branche lassen selbst die gewissenhaftesten Techniker vor Ort regelmäßig wichtige Details in den Scopes aus, und die Gründe sind nuancierter als einfache Nachlässigkeit. In Wirklichkeit schaffen der Druck und die Realitäten der Feldarbeit einen perfekten Sturm für kostspielige Versäumnisse. Die gute Nachricht: Mit ein paar Prozessanpassungen und besserer Kommunikation zwischen den Technikern vor Ort und den Schätzern können Sie die Genauigkeit und Rentabilität Ihrer Aufträge erheblich verbessern.

Die wahren Gründe, warum Techniker unvollständige Scopes erstellen

Es ist ein weit verbreitetes Missverständnis, dass Scope-Ersteller nur nachlässig sind, wenn sie Einzelposten übersehen oder Details vernachlässigen. In Wahrheit sind die meisten hochqualifizierte Fachleute, die einfach überfordert sind. Sie jonglieren oft mit mehreren Aufgaben, nehmen dringende Anrufe von Sachbearbeitern entgegen, fahren zu Einsatzorten oder werden in Besprechungen hineingezogen. Mit so vielen Ablenkungen und konkurrierenden Anforderungen können selbst die besten Scope-Entwickler in eine

Leider summieren sich kleine Nachlässigkeiten.

Sie könnten denken, dass ein Umfang, dem ein paar Details fehlen, kein großes Problem ist. Aber diese kleinen Übersehen summieren sich schnell. Wenn zum Beispiel die Leistungsbeschreibungen Ihres Unternehmens konstant Müllentsorgungen bei Küchenjobs auslassen oder versäumen, die Verwendung von antimikrobiellen Sprays während der Minderung zu dokumentieren, lassen Sie jedes Mal Geld liegen. Im Laufe von Dutzenden oder Hunderten von Aufträgen können diese versäumten Posten Ihrem Unternehmen Tausende von Dollar an entgangenem Umsatz kosten und sogar zu einer Nichteinhaltung der Standards von Versicherern und der Branche führen.

Aber es geht nicht nur um das Geld. Unvollständige Leistungsbeschreibungen können auch den Genehmigungsprozess verlangsamen, Streitigkeiten mit Gutachtern verursachen und Kopfschmerzen für alle Beteiligten schaffen — einschließlich der Schätzer. Sie können Schätzungen nur auf der Grundlage dessen abgeben, was sie wissen. Folglich wird die entsprechende Schätzung ebenfalls unvollständig sein, wenn die bereitgestellten Dokumente unvollständig sind.

Warum Field Techniker der Schlüssel sind

Ihr Unternehmen ist auf Techniker vor Ort angewiesen, die die "Augen und Ohren" auf jeder Baustelle sind. Wenn also ihr aktueller Scoping-Prozess Probleme verursacht, ist das Heilmittel klar: Ändern Sie den Prozess.

Wechseln Sie zu einem einfachen, bewährten Prozess für genauere Absteckung

Um die Lücke zwischen Felddokumentation und genauer Schätzung zu schließen, benötigen Ihre Techniker vor Ort einen einfachen, strukturierten und wiederholbaren Prozess. Hier ist ein dreistufiger Ansatz, der funktioniert:

1. Umfangseingabe: Techniker vor Ort sollten alles dokumentieren, was sie auf der Baustelle sehen und tun, das mit dem Job zu tun hat, egal wie geringfügig es erscheint. Dazu gehören nicht nur die offensichtlichen Details, sondern auch Details wie:

- Ob Inhalte bewegt wurden, um betroffene Bereiche zu erreichen (und wie viel Zeit es gekostet hat)

- Ob Ständer, Unterböden oder Rahmen während der Minderung gereinigt wurden

- Ob antimicrobielle Mittel gesprüht wurden (und wo)

- Die Anwesenheit von Geräten wie Abfallentsorgung, Geschirrspüler oder speziellen Armaturen

- Ungewöhnliche Standortbedingungen (Inhalte in Schränken, Bereiche hinter Möbeln usw.)

- Exakte Maßnahmen, die während der Minderung getroffen wurden (Teppich anheben, Teppichunterlage herausziehen usw.)

2. Gründliche Überprüfung: Bevor die Scopes eingereicht werden, sollten die Techniker ihre Dokumentation überprüfen, um nach Lücken oder unklaren Notizen zu suchen.

3. Endkontrolle: Eine letzte Überprüfung sollte durchgeführt werden, um nach häufigen Auslassungen zu suchen. Die Verwendung einer Checkliste kann für diesen Schritt hilfreich sein. Zum Beispiel: Sind alle Geräte vermerkt? Wurde die gesamte ursprüngliche Minderungsarbeit dokumentiert? Ist die visuelle Dokumentation gründlich genug? Gibt es irgendwelche mehrdeutigen Notizen, die klarifiziert werden müssen (wie ein Artikel mit einem mehrdeutigen Buchstaben “R”… was entweder als “Zurücksetzen” oder “Ersetzen” interpretiert werden könnte)?

Dieser verbesserte Prozess muss nicht zeitaufwendig sein. Tatsächlich kann es Stunden des Hin und Her sparen, wenn Sie nur ein paar Minuten mehr vor Ort investieren, um alles gründlich zu dokumentieren, und kann kostspielige versäumte Posten verhindern.

Denken Sie daran: Je expliziter die Dokumentation, desto besser wird die Schätzung sein.

Das Plädoyer für besseres Teamwork

Letztendlich ist eine genaue Schätzung eine Teamarbeit. Der Schätzer kann nur mit den Informationen arbeiten, die ihm gegeben werden, und der Techniker vor Ort ist der einzige, der wirklich weiß, was auf der Baustelle passiert ist. Durch den Aufbau einer Kultur der gründlichen Dokumentation und effektiven Kommunikation können Sie die Kluft zwischen dem Feld und dem Büro schließen.

Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, in die Schulung der Mitarbeiter zu investieren und in fortschrittliche Technologie zu investieren.

Wie Technologie das Scoping verändern kann

Eine der effektivsten Methoden zur Verbesserung des Scoping-Prozesses besteht darin, Ihre Techniker mit einer digitalen Feld-App auszustatten, die für Restaurierungsarbeiten konzipiert ist. Zum Beispiel ermöglicht die magicplan Pro Estimate+ den Technikern, Scopes schnell und sauber zu erstellen, dank dieser leistungsstarken Funktionen:

Visuelle Dokumentation: Techniker können Video- und Fotodokumentationen sammeln, die den Schätzern tatsächlich helfen, zu erkennen, was bereits getan wurde. Die visuellen Darstellungen können verschiedene Winkel, raumweite Aufnahmen und Bilder von Bereichen umfassen, in denen Inhalte bewegt oder Materialien gereinigt wurden.
360° Panoramen: Diese helfen den Schätzern, das zu erfassen, was typische Fotos übersehen, wie Müllentsorgungen, elektrische Schalter und verschiedene Inhalte.
Scribble + Anmerkungen: Techniker können Raumlayouts skizzieren und ungewöhnliche Bedingungen annotieren, die die Schätzung beeinflussen könnten, wie Inhalte in Schränken oder versteckte Bereiche hinter Möbeln.
Formulare: Die App ermöglicht die Erfassung von genauen Daten über Mitigationsmaßnahmen, wie antimikrobielle Sprühaction oder Inhaltsmanipulation, sodass Ihr Restaurierungsschätzer keine Vermutungen anstellen muss.
Standardisierte Datenerfassung: Durch die Verwendung von magicplan zur Erstellung wiederholbarer Arbeitsabläufe für Ihr Feldteam helfen Sie ihnen, wichtige Details während des Scopings nicht zu übersehen.
Schnelles Teilen jedes Feldberichts: Dies hilft Ihrem im Büro ansässigen Schätzer, den Prozess des Schreibens einer Schätzung zu beginnen, sei es eine Schätzung für Feuer-, Schimmel- oder Wasserschaden. Außerdem integriert sich magicplan nahtlos mit Cotality und Xactimate-Schätzsoftware, um eine präzise Schätzung zu gewährleisten.

Mit der richtigen Technologie können Sie Ihr Feldteam schulen, alles in Echtzeit zu dokumentieren, sodass nichts übersehen, dem Gedächtnis überlassen oder durch Übersetzungen verloren geht.

Fazit

Die Herausforderung unvollständiger Arbeitsbereiche ist keine Frage der Nachlässigkeit, sondern ein natürlicher Ausdruck von beschäftigten Technikern und Schätzern, die unter Druck arbeiten. Indem Sie die Ursachen verstehen — Ablenkung, unvollständige Dokumentation und Kommunikationslücken — können Sie praktische Schritte unternehmen, um das Problem zu beheben. Schulen Sie Ihre Techniker, hochwertige Dokumentationen zu erstellen und zu teilen, und stellen Sie ihnen ein digitales Tool zur Verfügung, das den gesamten Prozess nahtlos und effektiv gestaltet. Infolgedessen werden Sie mit Sicherheit vollständige Kostenvoranschläge, weniger Streitigkeiten und ein stärkeres Endergebnis sehen.

Ist Ihr interner Schätzer von einer riesigen Arbeitslast überfordert?

Hier ist eine großartige Lösung: Lassen Sie Ihre Techniker die magicplan Pro Estimate+ (Powered by Epic Estimates) App nutzen, um einige Aufträge zu scopen, und lassen Sie uns die Kostenvoranschläge erstellen. Sie können jeden Arbeitsbereich an magicplan senden und einen einsatzbereiten, konform mit Trägern erstattungsfähigen Wiederherstellungs- oder Minderungskostenvoranschlag, der von einem Experten mit Xactimate oder Cotality-Software erstellt wurde, erhalten. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin mit unserem Vertriebsteam, um mehr über diesen einzigartigen Service zu erfahren.