Wie man Restaurierungsarbeitsplätze richtig dokumentiert (Schlaue Tipps)

Hier sind acht Dinge, die Sie tun können, um sicherzustellen, dass die Dokumentation zur Schadenbewertung Ihres Unternehmens immer professionell, gründlich und effektiv ist.

1. Den Prozess standardisieren

Entwickeln Sie einen standardisierten Prozess zur Dokumentation von Schadensfällen, dem alle Teammitglieder folgen können. (Zum Beispiel können Sie ein einheitliches Benennungsschema für Ordner, Dateien und Fotos verlangen.) Dies sorgt für Konsistenz über Projekte hinweg und erleichtert die Organisation, den Abruf und die Analyse der Daten.

2. Technologie annehmen

Die Verwendung einer umfassenden, integrierten App zur Dokumentation von Feldberichten ist schneller, einfacher und effektiver, als sich auf alte Papier- und Computerverfahren zu verlassen. Zum Beispiel bietet die magicplan-App all diese Vorteile:

• Echtzeit-Skizzierung: Erstellen Sie sofort präzise Skizzen von Grundrissen digital, um Ihre vor Ort verbrachte Zeit zu minimieren. Es ist eine großartige Möglichkeit, effektive visuelle Dokumentationen zu erstellen. Und Sie können mehrere Räume in einer einzigen Skizze kombinieren, um anderen zu helfen, einen umfassenden Überblick zu erhalten. Dieser Ansatz eignet sich für jede Art von erster Bewertung – z. B. eine Wasserbeschädigungsbewertung oder eine Brandbewertung.

• Verbesserte Genauigkeit: Die automatische Erkennung von Raumelementen und Messungen hilft, menschliche Fehler zu vermeiden, wodurch die Präzision und Zuverlässigkeit Ihrer Dokumentation verbessert wird.

• Zentralisierte Dokumentation: Verbessern Sie jede Skizze mit einer Vielzahl von Add-Ons, einschließlich Fotos, Annotationen, einer 360-Grad-Tour, Umweltdaten (z. B. Luftfeuchtigkeits- und Feuchtigkeitsmessungen, Luftqualitäts- und Temperaturmessungen, Beschreibungen von Schadstoffproben und -tests) sowie spezifischen Empfehlungen für durchzuführende Restaurierungsarbeiten. Dieser integrierte Ansatz stellt sicher, dass alle relevanten Daten an einem Ort gesammelt und gespeichert werden.

• Cloud-Integration: Automatisches Cloud-Speicher sorgt dafür, dass Ihre Dokumentation zur Bewertung sicher gesichert und von jedem Gerät aus leicht zugänglich ist.

• Entwicklung professioneller Berichte: Anpassbare Berichtsvorlagen ermöglichen es Ihnen, schnell ansprechende, gebrandete Dokumente aus Ihren detailreichen Skizzen zu erstellen.

• Schnelles Teilen von Berichten: Versenden Sie problemlos Berichtsunterlagen an alle Projektbeteiligten – einschließlich Kunden, Schadensregulierern und Mitgliedern des Restaurierungsteams – um sicherzustellen, dass alle informiert sind. Sie können Details wie das Logo und die Informationen Ihres Unternehmens, das Datum des Berichts, Ihren Namen, den Namen des Eigentümers und die Schadensnummer sowie Details zur Immobilie wie Standort und Art hinzufügen.

• Schnellere Schätzungen: Integrieren Sie Ihre Dokumentation nahtlos mit Xactimate® für eine schnelle Schätzungsentwicklung. Diese Integration strafft Ihren Arbeitsablauf und kann helfen, die Zahlungen bei jeder Versicherungsforderung zu beschleunigen.

• Rufverbesserung: Die Verwendung einer mobilen Dokumentations-App auf Ihrem Telefon oder Tablet kann einen positiven Eindruck bei Kunden und Versicherungsgesellschaften hinterlassen. Es zeigt, dass Sie modernste Technologie nutzen, um den bestmöglichen Service zu bieten. Dies kann Ihrem Unternehmen helfen, Vertrauen bei Schadensregulierern aufzubauen und ein „bevorzugter Auftragnehmer“ für zukünftige Restaurierungsprojekte zu werden. 

3. Erstellen Sie benutzerdefinierte Checklisten

Die Verwendung einer detaillierten Checkliste während einer Beurteilung vor Ort stellt sicher, dass kein Aspekt der Dokumentation übersehen wird. Sie sorgt dafür, dass alle benötigten Informationen einheitlich gesammelt werden, um eine Schätzung und einen Arbeitsplan zu entwickeln. Zum Beispiel könnte eine Checkliste zur Bewertung von Wasserschäden den Benutzer dazu auffordern, relevante Details zur Größe und Lage der Immobilie zu sammeln, die Quelle des Wassereinbruchs zu beschreiben und zu zeigen, die Kategorie des Wassers zu definieren, das Ausmaß der strukturellen Schäden sowie Schäden an Materialien und Oberflächen zu beschreiben/zu zeigen, das Ausmaß der Schäden an Inhalten zu beschreiben/zu zeigen, vorhandene Bedingungen sowie Gefahren vor Ort zu identifizieren und sofortige Maßnahmen aufzulisten, die ergriffen wurden, um den Schaden zu mindern.

TIPP: Eine hochwertige Dokumentations-App, wie magicplan, ermöglicht es Ihnen, Checklisten einfach und effektiv zu erstellen und zu verwenden!

4. Kompatible Werkzeuge nutzen

Wählen und verwenden Sie Werkzeuge wie eine Wärmebildkamera und einen Bluetooth-Laser, die mit Ihrer Dokumentations-App kompatibel sind.

5. Klare, beschreibende Notizen zu Ihren Beobachtungen einfügen

Wenn Sie Notizen zu Ihrer Grundrissskizze hinzufügen, sollten Sie Fachjargon und Unklarheiten in Ihrer Formulierung vermeiden. Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Dokumentation für alle Beteiligten verständlich ist.

6. In Schulungen investieren

Trainieren Sie Ihr Team regelmäßig über die Bedeutung der Dokumentation zur Schadenbewertung und weisen Sie jeden Restaurierungsprojektleiter an, wie die verwendeten Werkzeuge und Technologien funktionieren. Vermitteln Sie grundlegende Grundlagen sowie bewährte Verfahren und ermutigen Sie zur Verwendung konsistenter Methoden für einheitliche Ergebnisse.

7. Maßnahmen zur Qualitätssicherung implementieren

Stellen Sie sicher, dass alle Dokumentationen zur Schadenbewertung auf Vollständigkeit und Genauigkeit überprüft werden. Dies kann beinhalten, jedes Detail in einer abgeschlossenen Grundrissskizze erneut zu überprüfen und zu verifizieren, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind.

8. Streben Sie nach kontinuierlicher Verbesserung

Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Dokumentationsprozess, um zu bewerten, wie gut er sich auf die Projektergebnisse und Zahlungen auswirkt. Bitten Sie auch Teammitglieder um Feedback zu Möglichkeiten zur Verbesserung des Prozesses. Passen Sie ihn dann basierend auf Ihren Erkenntnissen an.