Trois façons de créer des rapports d'inspection de la qualité de l'air
Restauration
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Sam Miller
Responsable RevOps
Si vous êtes dans le domaine de l'inspection de la qualité de l'air intérieur (IAQ), vous avez déjà de l'expérience dans la production de rapports. Et vous savez combien vos clients comptent sur ces rapports pour s'assurer qu'ils ont des maisons saines. Mais vous êtes-vous déjà demandé si vous utilisez la meilleure méthode pour le développement de rapports ? Cet article aborde l'objectif d'un rapport et ce qu'il devrait contenir. Ensuite, il se plonge dans trois options de développement de rapports, pour vous aider à choisir l'approche la plus bénéfique.
L'objectif d'un rapport sur la qualité de l'air intérieur
Ce que doit contenir un rapport d'inspection de la qualité de l'air
Différentes méthodes de création de rapports
1. La méthode de base, sans fioritures
Ce dont vous avez besoin :
Un ordinateur portable ou de bureau
Un logiciel de traitement de texte (par exemple, Microsoft Word)
Coût du logiciel :
Cette méthode pour créer des rapports sur les vérifications de la qualité de l'air intérieur ne coûtera aucun dollar si vous avez déjà un logiciel de traitement de texte installé sur votre ordinateur professionnel. Sinon, vous avez des options : acheter le logiciel directement en payant un tarif relativement économique, unique, ou choisir de vous abonner et de payer des frais d'abonnement mensuels.
Avantages :
Vous êtes probablement déjà à l'aise pour produire des documents écrits
Vous pouvez insérer des éléments supplémentaires de base que vous pensez être utiles (comme des photos que vous prenez pendant les inspections, ou des tableaux que vous créez vous-même avec votre logiciel de traitement de texte)
Inconvénients :Pas de modèle de rapport de base facile à utiliser (vous devez créer le vôtre à partir de zéro)
Aucune capacité à générer et à présenter un rapport immédiatement, à la fin de chaque inspection (car un rapport généré par ordinateur prend du temps à être complété… et cette étape est mieux adaptée à votre maison ou bureau)
Points clés à retenir :
La méthode de base, sans fioritures, est idéale si :
Vous aimez réellement passer beaucoup de temps à créer des rapports
Vous le faites de cette manière depuis un certain temps et vous ne vous sentez pas à l'aise d'essayer quelque chose de nouveau
2. La méthode avancée, à tout faire
Ce dont vous avez besoin :
Un ordinateur portable ou de bureau
Un logiciel de reporting complet, spécifique à l'IAQ
Coût du logiciel :
Cela peut être un prix d'achat initial de plusieurs centaines de dollars, ou peut-être des frais d'abonnement mensuels.
Avantages :
Tout un tas de « cloches et sifflets » du logiciel qui vous permettent de faire des choses telles que :
Sélectionner dans une liste d'éléments de rapport prédéfinis et prêts à l'emploi
Incorporer des informations techniques approfondies (comme des directives gouvernementales et industrielles) à inclure pour chaque paramètre d'inspection
Choisir et modifier des blocs de texte préenregistrés
Créer et insérer des graphiques, à partir d'un menu de styles prédéterminés
Inconvénients :
Nécessite des heures de formation personnelle pour se familiariser avec toutes les différentes fonctionnalités
Exige de la pratique pour se perfectionner dans l'utilisation de toutes les différentes fonctionnalités
Peut être beaucoup plus compliqué que ce dont vous avez besoin - et cela peut être un inconvénient si cela signifie que la rédaction des rapports devient trop complexe et prend trop de votre temps
Ne vous permet pas de générer et de présenter un rapport de terrain immédiatement, à la fin de chaque inspection (car un rapport généré par ordinateur prend du temps à compléter... et cette étape est mieux adaptée à votre domicile ou à votre bureau d'affaires)
Principales conclusions :
La méthode avancée et tout-en-un est idéale si :
Vous effectuez généralement des inspections pour de grands bâtiments commerciaux, industriels ou municipaux
Vous avez l'intention de réaliser plusieurs types de tests de qualité de l'air intérieur sur site
Vous devez souvent attendre des résultats de laboratoire approfondis, puis passer du temps à analyser et à interpréter ces résultats, avant de compléter et de soumettre vos rapports d'inspection
Vous avez l'intention de produire (et vos clients s'attendent à) des rapports extensifs et longs
3. La méthode de plan d'étage mobile, l'équilibre heureux
Ce dont vous avez besoin :
Un téléphone mobile ou une tablette
Un forfait de données mobiles (si vous voulez pouvoir envoyer des rapports depuis le terrain et stocker des rapports dans le cloud)
Une application logicielle de croquis et de rapport de plan d'étage qui automatise le processus de création de croquis et dispose de capacités de reporting intégrées
Coût du logiciel :
Très probablement, cela sera une redevance d'abonnement mensuelle ou annuelle, avec différents niveaux de tarification disponibles (c’est-à-dire, plus vous choisissez d'utiliser de fonctionnalités/capacités, plus la redevance est élevée).
Avantages :
Une application de plan d'étage de haute qualité vous permettra de créer rapidement votre rapport pour les évaluations IAQ, en temps réel, pendant que vous vous déplacez lors d'une inspection. Voici comment vous le faites :
Connectez un mètre à ruban numérique Bluetooth et utilisez l'application pour collecter les mesures de la pièce et créer rapidement un plan d'étage à l'échelle
Convertissez facilement le plan d'étage en document de rapport de référence
Améliorez le plan d'étage en ajoutant des caractéristiques et des objets de la pièce
Authentifiez rapidement vos constatations en ajoutant des photos pour accentuer et clarifier
Ajoutez des notes et des annotations pour enregistrer les détails en déplacement
Partagez votre rapport et discutez-en avec votre client avant de partir
Inconvénients :
Ne fournit pas la fonctionnalité avancée nécessaire pour des rapports complexes sur de grands bâtiments commerciaux, industriels et municipaux
Si vous voulez un accès Internet complet, cette méthode nécessite un frais mensuel pour un forfait de données mobiles (ce qui n'est pas un problème si vous en avez déjà un)
Lire la suite : 5 Raisons de créer un croquis de plan d'étage lors d'une inspection IAQ
Points clés :
La méthode de plan d'étage mobile du Happy-Medium est idéale si :
Vous souhaitez utiliser un logiciel conçu pour rationaliser le processus de reporting
Vous effectuez normalement des inspections de structures plus petites (maisons résidentielles, petites entreprises)
Vous ne réalisez généralement pas beaucoup de tests IAQ nécessitant une analyse en laboratoire
Vous ne prévoyez pas d'inclure des graphiques et des tableaux dans vos rapports
Vous avez l'intention de produire des rapports concis de quelques pages seulement
Vous aimez l'idée de créer un rapport sur site, pendant que vous effectuez chaque inspection (plutôt que de perdre du temps plus tard, à votre bureau)
Vous aimez l'idée de présenter et de discuter d'un rapport à la fin de chaque inspection, afin d'aider immédiatement le client, de fournir une clôture et de pouvoir facturer l'inspection plus tôt
Conclusion
Le développement de rapports est une partie importante de votre entreprise d'inspection de la qualité de l'air intérieur (IAQ). En prenant le temps d'évaluer différentes méthodes de production de rapports, vous êtes sûr de trouver l'approche qui vous convient le mieux.
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