Comment créer des ‘SOP de documentation’ efficaces en tant qu'entreprise de restauration
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La collecte d'une documentation thorough est cruciale dans les travaux de restauration. Vous pouvez vous assurer que cela se produit de manière constante, à travers tous les projets, en rédigeant un guide de Procédure Opératoire Standard (SOP) pour votre entreprise de restauration.
Définir le 'SOP de documentation'
La différence entre un SOP et une politique
Les avantages d'avoir une SOP de documentation
Une première étape importante
Commencez par faire ceci : Décidez quel type de système votre entreprise devrait utiliser pour la documentation de projet. Vous avez deux choix : un système de documentation papier à l'ancienne ou un système numérique moderne.
De nombreux entrepreneurs réalisent qu'un système de documentation papier est une mauvaise façon de gérer l'information.
Les documents papier peuvent être pénibles à créer, encombrants à stocker et difficiles à trouver, récupérer et partager.
En comparaison, la gestion documentaire numérique est beaucoup plus facile et plus rapide.
Cette méthode rationalise le développement et l'organisation des documents, rendant tout fichier facile à créer, stocker, trouver, récupérer et partager.
L'outil numérique le plus efficace est une application de documentation sur le terrain tout-en-un, telle que magicplan.
Une application robuste doit :
- fournir des fonctionnalités de documentation complètes qui standardiseront la manière dont votre entreprise collecte et organise les notes et données de projet
- permettre la création facile de formulaires personnalisés et de modèles d'attributs personnalisés qui peuvent être configurés pour collecter des données de manière uniforme dans toute leur équipe (par exemple, ajouter un attribut personnalisé aux objets du mesure d'humidité dans le plan de sol pour documenter les relevés d'humidité quotidiens)
- permettre le croquis rapide et facile des pièces nécessitant des services de restauration
- permettre aux croquis d'être enrichis de photos, notes, objets et attributs (même des objets et attributs personnalisés que vous créez)
- permettre d'estimer immédiatement les matériaux et les coûts du projet, sur la base des données de plan de sol capturées
- simplifier la documentation du placement et de l'utilisation des équipements sur un site de travail (par exemple, l'utilisation d'équipements de restauration d'eau)
- permettre la création facile d'un rapport de terrain pouvant être exporté et partagé (par exemple, un rapport d'évaluation des dommages structurels dus à un incendie, un rapport d'inspection de l'humidité, un rapport d'inspection de moisissure, un rapport d'évaluation des dommages causés par l'eau, un rapport d'atténuation)
- s'intégrer automatiquement avec Xactimate®
Comment développer et mettre en œuvre une nouvelle SOP de documentation
1. Commencez par établir des listes : Commencez par lister les différents types de projets de restauration et de mitigation ou les processus que votre entreprise gère. (‘Processus de Remédiation de l’Eau’ et ‘Processus de Remédiation de la Moisissure’ ne sont que deux exemples.) Ensuite, listez les étapes de documentation spécifiques et les exigences de chaque type de projet. Ces détails serviront de base à votre nouvelle SOP.
2. Rédigez un Document SOP Complet : Cette SOP doit spécifier les informations essentielles qui doivent être collectées pour chaque type de projet géré par votre entreprise. Ces informations essentielles peuvent inclure un périmètre de travail, des délais, des matériaux utilisés, des équipements utilisés, des méthodes utilisées (par exemple, les processus de séchage des dommages causés par l’eau), les relevés d’instruments, et ainsi de suite.
3. Recueillez les Avis des Employés : Impliquez les membres clés de l'équipe en leur demandant de lire votre ébauche. Instruisez-les à identifier les étapes hiérarchiques manquantes et à offrir des suggestions pour améliorer la formulation. Ensuite, incorporez leurs commentaires pour améliorer l'exactitude et la qualité de votre SOP.
4. Examinez et Fignolez Votre Ébauche SOP : Assurez-vous que le langage utilisé dans le document est clair et concis. Évitez les termes, abréviations et acronymes inconnus. (L’ambiguïté peut mener à des malentendus, des erreurs et des questions.)
5. Mettez en œuvre la Nouvelle SOP au sein de Votre Équipe : Présentez la SOP à votre équipe par le biais de notifications et de distributions appropriées, ainsi que de sessions de formation complètes. Assurez-vous que chaque personne responsable de la documentation des projets puisse utiliser la SOP.
6. Rendez-la Obligatoire : Pour garantir la cohérence et la fiabilité, communiquez le fait que la SOP doit être utilisée de manière constante. Mettez l'accent sur son importance pour maintenir des normes de qualité et répondre aux attentes des clients.
7. Invitez des Retours : Encouragez les membres de l'équipe à contribuer des idées et des suggestions pour améliorer continuellement la SOP.
8. Planifiez des Révisions Périodiques de la SOP : De cette façon, vous pouvez être sûr de mettre à jour le document lorsque nécessaire – afin qu'il soit aligné sur les évolutions des normes de l'industrie et les meilleures pratiques en développement.
Résumé
Créer une SOP de documentation efficace pour votre entreprise de restauration n'est pas seulement une nécessité procédurale, mais un investissement stratégique dans le succès et la réputation de votre entreprise. Une fois que votre nouvelle SOP est achevée et mise en œuvre, vous pouvez être assuré que chaque projet sera documenté selon les normes les plus élevées d'excellence.
LIRE LA SUITE :
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Sam Miller
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