Naviguer dans les contrats de temps et de matériaux (T&M) pour les travaux d'atténuation

Éduquez les clients et les experts en assurance dès le début du processus

Expliquez les avantages des contrats T&M dès le départ. Mettez en avant la flexibilité pour traiter les problèmes imprévus. Insistez sur la manière dont vous offrirez de la transparence à travers des ventilations de coûts détaillées.

Aidez à atténuer l'incertitude budgétaire en expliquant comment vous gérerez les changements de portée

Une communication claire et directe est essentielle pour gérer les attentes et prévenir les conflits.

Tirez parti de la technologie pour documenter les dommages

Lorsque vous évaluez pour la première fois un nouveau site de mitigation, utilisez une application de plan de sol, comme magicplan, pour cartographier un dessin en temps réel, précis et détaillé croquis de la zone affectée en seulement quelques minutes. Ensuite, modifiez votre croquis en insérant des annotations sur vos constatations, des photos complètes des conditions du site et un panorama à 360° pour plus de clarté. C'est le meilleur moyen de documenter les dommages nécessitant une mitigation. Et cela produira une justification solide pour tout travail qui est sur le point d'être effectué.

Ensuite, vous pouvez répéter ce processus de développement de croquis à différentes étapes du projet pour documenter visuellement le travail et les matériaux sur le site. C'est un excellent moyen de collecter des preuves supplémentaires qui soutiendront vos frais de facturation en fonction du temps et des matériaux.

Tirez parti de la technologie de d'autres manières aussi

Voici quelques éléments supplémentaires que vous pouvez faire avec une application de plan de sol polyvalente comme magicplan :

Créez des formulaires personnalisés pour enregistrer les heures de travail et les matériaux utilisés. Cela est important, car des dossiers précis sont critiques pour justifier les coûts.

Créez et soumettez une estimation de mitigation préliminaire avant le début des travaux. Cela vous permet d'équilibrer la flexibilité d'un contrat T&M avec le besoin d'un niveau de projection des coûts pour le client. Idéalement, votre application devrait vous permettre de : 

• Incorporer vos tarifs T&M spécifiques dans chaque estimation de sinistre

• Calculer les coûts de travail, de matériel et d'équipement directement à partir des données détaillées du site que vous collectez dans l'application

• Intégrer vos données sans problème avec le logiciel d'estimation Xactimate pour créer une estimation Xactimate (ou intégrer le logiciel d'estimation d'assurance Symbility, si vous préférez)

• Apporter des mises à jour rapides aux estimations chaque fois que la portée du projet change.

Gardez un contrôle strict sur les coûts de travail et de matériel

Connaissez vos chiffres de coûts de travail pour différentes tâches de mitigation et différents niveaux d'expertise des techniciens. Et minimisez les coûts autant que possible. Vous pouvez le faire en attribuant des tâches en fonction du niveau de compétence des employés (par exemple, utilisez des techniciens expérimentés pour les tâches complexes comme le séchage structurel, et confiez des tâches plus simples comme le retrait des débris à une main-d'œuvre moins coûteuse). Vous pouvez également essayer de négocier des remises en gros sur les matériaux auprès des fournisseurs.

Maintenez une communication ouverte

Soumettez des rapports d'avancement réguliers aux clients et aux experts en assurance pour les tenir au courant. Si vous avez une bonne application de plan de sol avec des capacités de rapport, vous pouvez l'utiliser pour générer et partager rapidement des documents de rapport d'avancement. De plus, assurez-vous d'aborder les préoccupations rapidement pour établir la confiance et prévenir les litiges.

Mettez en œuvre des processus de modification clairs

Établissez un processus formel pour documenter les changements de portée. Utilisez des ordres de changement écrits et faites-les signer avant que des travaux supplémentaires ne commencent.

Maintenez des dossiers de projet

Accumulez des dossiers méticuleux et organisés de toutes les communications, approbations et ordres de changement. Cela garantit que vous pouvez référencer les décisions passées en cas de litige.

Préparez-vous à des négociations

Anticipez les objections des assureurs en ayant une documentation de secours prête – par exemple, des taux de marché comparables pour le travail ou les matériaux, et des justifications pour les changements de portée basées sur des normes industrielles ou des exigences de sécurité.