Comment documenter les catastrophes naturelles dans la restauration : conseils pour les entrepreneurs
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Les incendies, les tempêtes et les températures glaciales peuvent causer des ravages sur les maisons, endommageant les structures, les finitions, les meubles, les appareils électroniques et d'autres contenus précieux. Lorsque les dommages causés par un désastre sont importants et que le propriétaire ne peut pas les gérer, la situation nécessite une attention rapide. Votre objectif principal, bien sûr, est d'aider le propriétaire à faire face à la dévastation. Cela nécessite beaucoup de processus différents - et l'un des processus les plus critiques est une documentation appropriée.
Pourquoi une documentation appropriée est-elle importante dans la restauration après sinistre
Comment garantir une documentation thorough et cohérente
Quand la documentation devrait avoir lieu
Quels outils sont nécessaires lors de la première visite
Les bases incluent :
Un appareil photo DSLR (reflex numérique à objectif unique), ou un appareil mobile avec un bon appareil photo
Un appareil de mesure laser
Des compteurs d'humidité et des caméras thermiques pour détecter les dommages causés par l'eau
Un appareil pour enregistrer des notes (certains professionnels aiment utiliser une application de reconnaissance vocale)
Une application pour appareil mobile qui vous permet de créer des croquis de plans d'étage 2D et 3D précis sur place, au lieu de dessiner des croquis à la main
CONSEIL : Si vous choisissez une application de plan d'étage plus avancée – celle qui vous permet également de créer un rapport photo et une estimation en quelques minutes – c'est encore mieux. Une application multifonctionnelle peut changer la donne pour augmenter votre productivité.
En savoir plus : Pourquoi Warren Restoration a remplacé « le logiciel standard de l'industrie » par magicplan
Quels types de documents juridiques sont requis
Cela sera dicté par les lois de l'état actuel. Donc, assurez-vous de créer et de partager tous les documents juridiques spécifiques requis par la loi dans la juridiction d'un projet. Par exemple, selon la loi de l'Illinois concernant les réparations et la construction de maisons, le propriétaire doit demander – et l'entrepreneur doit fournir – une liste écrite des noms et adresses de "toutes les parties fournissant des matériaux et de la main-d'œuvre et des montants dus ou à devenir dus à chacun." Cette liste, ou affidavit, doit apparaître soit dans le cadre du contrat, soit dans une déclaration imprimée séparée. D'autres états auront leurs propres exigences spécifiques.
CONSEIL : Visitez le site web du procureur général de votre état et recherchez des informations concernant les entrepreneurs.
Que documenter lors de la réalisation d'un projet
La règle de base est "documenter tout." Cela peut inclure tout ce qui suit :
Communication significative (conversations/correspondance) concernant le projet
Informations administratives
Observations significatives sur le site de travail
Registres publics de l'événement qui a endommagé la propriété
Rapports de police/de premiers intervenants, si applicable
Efforts pour sécuriser et protéger la propriété
Documents liés au travail (contrats, permis, ordres de changement, etc.)
Informations sur l'assurance du propriétaire
Évaluation des dommages (cause de la perte, dommages résultants, plan d'étage, inventaire des contenus, possible étendue de la zone affectée)
Visuels des dommages
Un plan d'étage qui aide le propriétaire et l'expert à comprendre la gravité de la perte
Mesures recommandées pour ramener la propriété à son état de fonctionnement avant l'événement
Estimation du périmètre des travaux spécifiant les services et l'équipement de restauration en cas de catastrophe à utiliser
Reçus pour tout achat de matériaux et fournitures liés au travail
Dépôts et autres paiements
Retards dus aux conditions météorologiques ou autres problèmes rencontrés par votre équipe
Équipement d'extraction/de séchage de l'eau et surveillance
Équipement, fournitures et méthodes de nettoyage
Équipement, outils et méthodes de restauration en cas de catastrophe utilisés tout au long du projet
Respect des normes et des meilleures pratiques de votre entreprise (car la preuve de conformité démontre le professionnalisme et la rigueur)
Notes détaillées de progression et visuels (rapports de terrain)
Visite finale et réévaluation
Preuve d'achèvement du projet
CONSEIL : Envisagez d'inclure cette liste (ou une version modifiée de celle-ci) dans votre manuel des procédures opérationnelles standard.
Raisons de prendre beaucoup de photos
Vous pourriez finir par prendre des centaines de photos lors de l'enregistrement des dégâts causés par des catastrophes naturelles dans la maison d'un client. Et c'est normal. Voici pourquoi :
La documentation photo est nécessaire pour l'examen et le règlement des réclamations. Les preuves visuelles sont la pierre angulaire de l'approbation des réclamations d'assurance. Les agents d'assurance s'y attendent et en dépendent. Il en va de même pour la FEMA ; si le propriétaire demande de l'aide à la FEMA, des preuves photo sont requises.
La documentation photo joue un rôle clé dans l'obtention de l'approbation d'un propriétaire. Elle clarifie et complète les informations écrites, afin que le propriétaire puisse comprendre et accepter tous les travaux à réaliser.
La documentation photo est une bonne pratique de gestion des risques qui aide à protéger votre entreprise. Si un propriétaire soulève des questions ou des préoccupations après l'achèvement des travaux, vous pouvez utiliser des visuels pour redéfinir le tableau des dommages initiaux et prouver que vous avez respecté vos obligations contractuelles.
CONSEIL : Conservez vos photos dans un dossier sur le disque dur avec le nom ou le numéro du travail, et utilisez une approche systématique pour organiser tous les visuels (peut-être avec un sous-dossier dédié à chaque pièce).
Combien de temps conserver les documents
Vérifiez auprès de votre état concernant le délai requis pour conserver tous les documents légaux.
CONSEIL : Investissez dans un système de stockage de sauvegarde fiable pour votre documentation – par exemple, un disque dur supplémentaire ou un serveur ou un compte de stockage cloud.
Conclusion
Chaque fois que votre entreprise répond à une crise résidentielle impliquant des dommages dus à un désastre naturel, rappelez-vous ceci : une documentation appropriée est un processus clé pour le succès opérationnel. Faites-le bien, et le résultat final a plus de chances d'être bon pour votre entreprise… et bon pour votre client.
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Sam Miller
Responsable RevOps
Restauration
5 minutes de lecture
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