Comment prévenir les problèmes d'estimation causés par des champs d'application incomplets
Régleur de sinistres
5 minutes de lecture
Partager
Sam Miller
Responsable RevOps
Si vous vous êtes déjà demandé pourquoi vos estimations de restauration reviennent avec des éléments clés manquants — même lorsque vous pensez que votre documentation sur le terrain est solide — vous n'êtes pas seul. Dans l'ensemble de l'industrie, même les techniciens de terrain les plus assidus omettent régulièrement des détails importants dans les portées, et les raisons sont plus nuancées qu'une simple négligence. En réalité, les pressions et réalités du travail sur le terrain créent une tempête parfaite pour des oversights coûteux. La bonne nouvelle : avec quelques ajustements de processus et une meilleure communication entre les techniciens de terrain et les estimateurs, vous pouvez considérablement améliorer l'exactitude et la rentabilité de vos travaux.
Les vraies raisons pour lesquelles les techniciens créent des périmètres incomplets
Malheureusement, de petites négligences s'accumulent
Pourquoi les techniciens de terrain détiennent la clé
Passez à un processus simple et éprouvé pour un cadrage plus précis.
Pour combler le fossé entre la documentation de terrain et une estimation précise, vos techniciens de terrain ont besoin d'un processus simple, structuré et répétable. Voici une approche en trois étapes qui fonctionne :
1. Entrée de portée : Les techniciens de terrain doivent documenter tout ce qu'ils voient et font sur le site en rapport avec le travail, peu importe à quel point cela peut sembler mineur. Cela inclut non seulement les détails évidents, mais aussi des détails tels que :
- Que les contenus aient été déplacés pour accéder aux zones affectées (et combien de temps cela a pris)
- Si les montants, les sous-planchers ou les structures ont été nettoyés pendant l'atténuation
- Si un antimicrobien a été pulvérisé (et où)
- La présence d'appareils, comme les broyeurs à déchets, les lave-vaisselles ou les fixtures spécialisés
- Toutes conditions de site inhabituelles (contenus dans des placards, espaces derrière les meubles, etc.)
- Actions exactes effectuées pendant l'atténuation (soulever le tapis, retirer le rembourrage du tapis, etc.)
2. Examen approfondi : Avant de soumettre les portées, les techniciens doivent passer en revue leur documentation pour rechercher des lacunes ou des notes floues.
3. Vérification finale : Une dernière vérification doit être effectuée pour rechercher des omissions courantes. Utiliser une liste de vérification peut être utile à cette étape. Par exemple : Tous les appareils sont-ils notés ? Tout le travail d'atténuation initial a-t-il été documenté ? La documentation visuelle est-elle suffisamment approfondie ? Y a-t-il des notes ambiguës qui nécessitent des éclaircissements (comme une ligne marquée d'une lettre ambiguë "R"… qui pourrait être interprétée soit comme "Réinitialiser" ou "Remplacer") ?
Ce processus amélioré ne doit pas être chronophage. En fait, passer juste quelques minutes supplémentaires sur le site pour tout documenter en détail peut faire gagner des heures de va-et-vient par la suite et peut éviter des éléments essentiels coûteux négligés.
Rappelez-vous : Plus la documentation est explicite, meilleure sera l'estimation.
L'argument en faveur d'une meilleure collaboration d'équipe
En fin de compte, une estimation précise est un effort d'équipe. L'estimateur ne peut travailler qu'avec les informations qui lui sont fournies, et le technicien sur le terrain est le seul à savoir vraiment ce qui s'est passé sur le site. En construisant une culture de documentation approfondie et de communication efficace, vous pouvez combler le fossé entre le terrain et le bureau.
Le meilleur moyen de le faire est d'investir dans la formation des employés et d'investir dans des technologies avancées.
Comment la technologie peut transformer le cadrage
L'une des méthodes les plus efficaces pour améliorer le processus de délimitation est d'équiper vos techniciens d'une application numérique de terrain conçue pour les travaux de restauration. Par exemple, le magicplan Pro Estimate+ permet aux techniciens de créer des délimitations rapidement et proprement, grâce à ces fonctions puissantes :
Documentation Visuelle : Les techniciens peuvent collecter des vidéos et des photos qui aident réellement les estimateurs à voir ce qui a été fait. Les visuels peuvent inclure divers angles, des prises de vue de la pièce dans son ensemble, et des photos de toutes les zones où le contenu a été déplacé ou les matériaux ont été nettoyés.
Panoramas à 360° : Ceux-ci aident les estimateurs à repérer ce que les photos classiques manquent, comme les éviers, les interrupteurs électriques et divers contenus.
Esquisses + Notations : Les techniciens peuvent esquisser les plans des pièces et annoter des conditions inhabituelles qui pourraient affecter l'estimation, comme les contenus dans les placards ou les zones cachées derrière les meubles.
Formulaires : L'application permet de collecter des données précises sur les actions d'atténuation, telles que la pulvérisation antimicrobienne ou la manipulation de contenu, afin que votre estimateur de restauration ne soit pas laissé dans le doute.
Collecte de Données Standardisée : En utilisant magicplan pour construire des workflows répétables pour votre équipe de terrain, vous les aidez à éviter d'oublier des détails clés lors de la délimitation.
Partage Rapide de Chaque Rapport de Terrain : Cela aide votre estimateur basé au bureau à démarrer le processus de rédaction d'un devis, que ce soit pour un devis de dommages causés par le feu, la moisissure ou l'eau. De plus, magicplan s'intègre même parfaitement avec le logiciel d'estimation Cotality et Xactimate pour garantir une estimation précise.
Avec la bonne technologie, vous pouvez former votre équipe de terrain à documenter tout en temps réel, afin que rien ne soit négligé, laissé à la mémoire ou perdu dans la traduction.
Conclusion
Le défi des portées incomplètes n'est pas une question de négligence, mais un résultat naturel des techniciens de terrain et des estimateurs occupés travaillant sous pression. En comprenant les causes profondes — distraction, documentation incomplète et lacunes de communication — vous pouvez prendre des mesures pratiques pour résoudre le problème. Formez vos techniciens de terrain à créer et partager une documentation de haute qualité, et fournissez-leur un outil numérique qui rend tout le processus fluide et efficace. En conséquence, vous êtes certain de voir des estimations plus complètes, moins de litiges et une meilleure rentabilité.
Votre estimateur en interne est-il submergé par une énorme charge de travail ?
Voici une excellente solution : laissez vos techniciens de terrain utiliser l'application magicplan Pro Estimate+ (Powered by Epic Estimates) pour estimer certains travaux, puis laissez-nous créer les estimations. Vous pouvez envoyer n'importe quelle portée à magicplan et obtenir une estimation de restauration ou de mitigation prête à l'emploi et conforme aux exigences des transporteurs, créée par un expert utilisant le logiciel Xactimate ou Cotality. Planifiez un appel avec notre équipe de vente aujourd'hui pour en savoir plus sur ce service unique.
Articles connexes
Restauration
Comment bien réaliser le mapping d'humidité (travaux de dégâts des eaux)
3 minutes de lecture
Régleur de sinistres
Xactimate®, Cotality™, QuickBooks, T&M : Quand et comment les utiliser efficacement
5 minutes de lecture
Restauration
Gérer efficacement : Comment des équipes de restauration de 2 personnes peuvent fonctionner comme des professionnels
5 minutes de lecture
